14 ruj Control tower model
U svim glavnim procesima kontrolinga: planiranje, prognoziranje, upravljačko izvještavanje, analize odstupanja, mjere korekcije i poboljšanja te operativni kontroling, njihov sastavni i obvezan dio je izrada akcijskog plana. U praksi se često za akcijski plan koristi termin Control tower, čija je posebna primjena pri upravljanju projektima.
Smisao akcijskog plana je delegiranje odgovornosti i ovlasti za obavljanje zadataka kako bismo bili uspješni u ostvarivanju postavljenih ciljeva. Pretpostavke kvalitetnog akcijskog plana su:
- Cjeloviti proces planiranja i prognoziranja;
- Dobra struktura i vjerodostojnost dijagnostike u okviru operativnog kontrolinga i menadžerskog izvještavanja. Kontroler je, uz ulogu glavnog kreatora plana aktivnosti, i moderator izrade akcijskog plana u partnerstvu s menadžerima i njihovim timovima. Nakon što se kvalitetno utvrdi akcijski plan kontroler uz podršku menadžera treba kvalitetno iskomunicirati sa svakim od nositelja, odnosno timova.
Obvezan (minimalan) sadržaj Akcijskog plana je sljedeći:
Prvi dio – definiranje akcijskog plana
- Aktivnosti :
- U pravilu aktivnosti moraju biti kodirane (npr. A180501 gdje je A-aktivnosti; 18 godina; 05 mjesec, a 01 redni broj aktivnosti u okviru izvještaja za svibanj). Također, treba imati vezu s pozicijama plana (npr. 1112112 – Zalihe).Na ovakav način se osigurava tehnika upravljanja aktivnostima kroz informatički sustav.
- Opis aktivnosti mora biti jasan, u sažetoj formi, a poželjno je da se i vizualno istakne bitno (boldiranje ili poljem u kojem se napiše kratki naziv aktivnosti).
- Odgovorne osobe
U pravilu mora postojati glavna odgovorna osoba jer bez toga nema uspješne realizacije planirane aktivnosti. Ponekad je potrebno navesti dvije ili tri odgovorne osobe ako se, npr. radi o zajedničkom problemu menadžera proizvodnje i razvoja. - Vremenski rokovi i kontrolne točke
Drugi dio – monitoring
- Proces ostvarenja aktivnosti s vizualizacijom i brojčanim vrijednostima. Poželjno je različitim bojama naglasiti stanje u dinamici ostvarenja od 0 do 100 %.
- Bilješke o ostvarenju trebaju se upisivati redovito, a minimalno nakon monitoringa aktualne kontrolne točke. U prikazu na sustavu moraju biti zadnje aktualne bilješke, s tim da ovlaštene osobe mogu vidjeti cijelu povijest.
- Vizualizacija evaluacije aktualnog događanja korištenjem emotikona i drugih oblika vizualizacije.
- Datum zaključenja odnosno završetka aktivnosti.
- Evaluacija aktivnosti od strane odgovornog menadžera i kontrolera.
Izvor:
Galzina F.: Praktikum kontrolinga (u izradi)