29 ožu EFIKASNE METODE INTERNE KOMUNIKACIJE U KOMPANIJI
Uspješne organizacije veliku važnost pridaju kanalima interne komunikacije kako bi čitavi sustav mogao funkcionirati što adekvatnije. Ovim se kanalima prenose sve relevantne informacije o događajima, promjenama i ostalim bitnim obavijestima unutar kompanije, a ključni su i za kontroling jer je, nakon što su izvješća s analizama kompletirana i pripremljena za lansiranje u korištenje, vrlo važno da se ona kvalitetno prezentiraju menadžerima na svim razinama, odnosno osobama koje trebaju biti uključene (sukladno ovlaštenjima) u transparentno informiranje te provođenje mjera korekcije i poboljšanja koje se utvrde u tzv. terapijskom dijelu izvještaja i analize.
Osnovne tehnike prezentacije i komunikacije trebaju biti (sortirane po važnosti, efikasnosti i preporuci):
a) Intranet – Dashboard
Interna komunikacija od velike je važnosti za uspješne organizacije, a intranet je najbolji alat za njeno uspostavljanje. Intranet omogućuje da novosti, informacije i sadržaj za zajedničko korištenje budu lako vidljivi i da se lako iščitavaju. Osim što ovaj vid komunikacije olakšava suradnju i pronalaženje informacija, smanjuje i administrativne troškove i štedi vrijeme.
Funkcija održavanja, razvoja i upravljanja informatičkim sustavom treba osigurati kvalitetno rješenje i infrastrukturu te održavanje i stalno prilagođavanje promjenama u tehnologiji. Svakako je važna i dimenzija ovlaštenja, odnosno zaštita poslovnih tajni i drugih momenata, posebno zbog značaja i odgovornosti u obavljanju poslova od javnog interesa te GDPR pravila i propisa.
b) Sastanci svih oblika i strukture u funkciji pružanja informacija
To je najčešće prigoda da se razvije konstruktivna rasprava na kojoj je kontroler moderator, ali jednako tako i aktivni sudionik diskusije koju apsolutno vlada materijom i svim potrebnim podacima.
Neka pravila koja se trebaju poštivati u organizaciji i realizaciji sastanaka:
- Prilikom predstavljanja menadžmentu najvažnije imati ključnu poruku i bez obzira što je tema o kojoj se treba raspraviti složeno strukturirana i sa mnogo podtema za raspravu, ne smije se dozvoliti ulazak u sve sitne detalje. Poznato je da ljudski mozak brže može „probaviti“ informacije kada su podijeljeni u lijepe uredne zalogaje pa je preporučljivo definirati tri ključne točke sastanka.
- Prezentacija treba biti kratka, koncizna i sadržavati nekoliko ključnih pitanja i/ili problema.
- Fleksibilnost u smislu prilagođavanja sudionicima sastanka je poželjna. To podrazumijeva fokusiranje na točke koje su njima važne i kratak osvrt na preostale.
- Kontroler mora uvijek pri ruci imati podatke koji se odnose na temu sastanka i koje sudionici mogu zatražiti jer je izrazito važno da je on, kao moderator, sposoban odgovoriti na sva pitanja menadžmenta.
- Pri prezentaciji podataka, osim klasičnih tabličnih prikaza, preporučljivo je koristiti kvalitetnu vizualizaciju podataka, odnosno informacija primjenom jednostavnih i razumljivih grafikona, dijagrama tokova i drugih alata vizualizacije koji podatke čine razumljivijim i preglednijim.
- Sastanci se ponekad trebaju održavati za kompletan menadžment, ali češće „jedan na jedan“, kontroling sa vodstvom pojedinog sektora, kako bi se izbjegle dugotrajne rasprave i zadržao fokus na srž problema o kojem se razgovara.
c) E-mail (primitivna faza)
Elektronička pošta kao kanal za komunikaciju unutar organizacije bi se trebala što manje koristiti. Ona može poslužiti za slanje nekih obavijesti i informacija, no nipošto ne bi trebala biti primaran oblik interne komunikacije.
Izvor:
Galzina F.: Praktikum kontrolinga (u izradi)