EFIKASNE METODE INTERNE KOMUNIKACIJE U KOMPANIJI - GAL-CON d.o.o.
890
post-template-default,single,single-post,postid-890,single-format-standard,bridge-core-1.0.5,ajax_fade,page_not_loaded,,qode_grid_1300,footer_responsive_adv,hide_top_bar_on_mobile_header,qode-child-theme-ver-1.0.0,qode-theme-ver-18.1,qode-theme-bridge,qode_header_in_grid,wpb-js-composer js-comp-ver-6.0.2,vc_responsive
 

EFIKASNE METODE INTERNE KOMUNIKACIJE U KOMPANIJI

EFIKASNE METODE INTERNE KOMUNIKACIJE U KOMPANIJI

Uspješne organizacije veliku važnost pridaju kanalima interne komunikacije kako bi čitavi sustav mogao funkcionirati što adekvatnije. Ovim se kanalima prenose sve relevantne informacije o događajima, promjenama i ostalim bitnim obavijestima unutar kompanije, a ključni su i za kontroling jer je, nakon što su izvješća s analizama kompletirana i pripremljena za lansiranje u korištenje, vrlo važno da se ona kvalitetno prezentiraju menadžerima na svim razinama, odnosno osobama koje trebaju biti uključene (sukladno ovlaštenjima) u transparentno informiranje te provođenje mjera korekcije i poboljšanja koje se utvrde u tzv. terapijskom dijelu izvještaja i analize.

Osnovne tehnike prezentacije i komunikacije trebaju biti (sortirane po važnosti, efikasnosti i preporuci):

a) Intranet – Dashboard

Interna komunikacija od velike je važnosti za uspješne organizacije, a intranet je najbolji alat za njeno uspostavljanje. Intranet omogućuje da novosti, informacije i sadržaj za zajedničko korištenje budu lako vidljivi i da se lako iščitavaju. Osim što ovaj vid komunikacije olakšava suradnju i pronalaženje informacija, smanjuje i administrativne troškove i štedi vrijeme.

Funkcija održavanja, razvoja i upravljanja informatičkim sustavom treba osigurati kvalitetno rješenje i infrastrukturu te održavanje i stalno prilagođavanje promjenama u tehnologiji. Svakako je važna i dimenzija ovlaštenja, odnosno zaštita poslovnih tajni i drugih momenata, posebno zbog značaja i odgovornosti u obavljanju poslova od javnog interesa te GDPR pravila i propisa.

 

b) Sastanci svih oblika i strukture u funkciji pružanja informacija

To je najčešće prigoda da se razvije konstruktivna rasprava na kojoj je kontroler moderator, ali jednako tako i aktivni sudionik diskusije koju apsolutno vlada materijom i svim potrebnim podacima.

Neka pravila koja se trebaju poštivati u organizaciji i realizaciji sastanaka:

  1. Prilikom predstavljanja menadžmentu najvažnije imati ključnu poruku i bez obzira što je tema o kojoj se treba raspraviti složeno strukturirana i sa mnogo podtema za raspravu, ne smije se dozvoliti ulazak u sve sitne detalje. Poznato je da ljudski mozak brže može „probaviti“ informacije kada su podijeljeni u lijepe uredne zalogaje pa je preporučljivo definirati tri ključne točke sastanka.
  2. Prezentacija treba biti kratka, koncizna i sadržavati nekoliko ključnih pitanja i/ili problema.
  3. Fleksibilnost u smislu prilagođavanja sudionicima sastanka je poželjna. To podrazumijeva fokusiranje na točke koje su njima važne i kratak osvrt na preostale.
  4. Kontroler mora uvijek pri ruci imati podatke koji se odnose na temu sastanka i koje sudionici mogu zatražiti jer je izrazito važno da je on, kao moderator, sposoban odgovoriti na sva pitanja menadžmenta.
  5. Pri prezentaciji podataka, osim klasičnih tabličnih prikaza, preporučljivo je koristiti kvalitetnu vizualizaciju podataka, odnosno informacija primjenom jednostavnih i razumljivih grafikona, dijagrama tokova i drugih alata vizualizacije koji podatke čine razumljivijim i preglednijim.
  6. Sastanci se ponekad trebaju održavati za kompletan menadžment, ali češće „jedan na jedan“, kontroling sa vodstvom pojedinog sektora, kako bi se izbjegle dugotrajne rasprave i zadržao fokus na srž problema o kojem se razgovara.

 

c) E-mail (primitivna faza)

Elektronička pošta kao kanal za komunikaciju unutar organizacije bi se trebala što manje koristiti. Ona može poslužiti za slanje nekih obavijesti i informacija, no nipošto ne bi trebala biti primaran oblik interne komunikacije.

 

Izvor:

Galzina F.: Praktikum kontrolinga (u izradi)